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Como fazer reuniões eficazes adotando estratégias de Coaching

Roselake Leiros      quinta-feira, 1 de fevereiro de 2018

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Você gasta muito tempo em reuniões? Acredita que elas são desgastantes e geram poucos resultados? Gostaria de encontrar um modo de torná-las mais rápidas e produtivas? Reuniões ineficazes consomem até 20% da folha de pagamento da empresa. Porém, é possível transformá-las em ferramentas eficazes para atingir objetivos e gerar resultados – e ainda otimizar o tempo e outros recursos.

 

O primeiro passo para realizar uma reunião produtiva é ter certeza de que ela é necessária. As estatísticas indicam que mais de 50% do tempo consumido por reuniões é desperdiçado. Se você somar a isso o custo da hora de trabalho de cada participante da reunião, verá o quanto ela pode ser cara. Por isso, antes de chamar todo mundo para um meeting, analise a relação custo-benefício e pense:

 

  • Isso é mesmo necessário ou o assunto pode ser resolvido de outra forma?
  • Se for necessário, quem realmente precisa participar?

 

Uma vez estabelecida a necessidade da reunião, o próximo passo é garantir sua eficácia.

 

Uma reunião é eficaz quando:

  • É focada em uma pauta pré-estabelecida
  • Não consome mais tempo do que o necessário
  • Os participantes saem do encontro compreendendo claramente o que se espera deles
  • Todos se comprometem a fazer o que foi combinado durante a reunião

 

Esses aspectos são fundamentais para evitar a “Síndrome das Reuniões Entediantes”, um fenômeno detectado pela pesquisa Meetings in América: A Study of Trends, Costs and a Attitudes Toward Busines Travel, Teleconfrencing, and Their Impact on Productivity (INFOCOMM, 1998). Segundo este estudo:

 

  • 9% das pessoas que participam de reuniões admitiram que costumam devanear...
  • 96% disseram que fazem o possível para evita-las
  • 34% confessaram que não conseguem evitar o sono...
  •  

A “Síndrome das Reuniões Entediantes” pode ser causada por vários fatores:

  • Falta de foco e de objetivos definidos
  • Prolixidade – ou simplesmente enrolação
  • Fazer com que todos ouçam assuntos que dizem respeito apenas a determinados grupos ou pessoas.
  •  

Por que aprender a fazer reuniões?

Vale a pena investir seu tempo para aprender como fazer uma reunião? A resposta está no livro The Strategy of Meetings (ou a estratégia das reuniões, em tradução livre), de George Kieffer. O autor entrevistou vários líderes de sucesso considerados mestres na arte de conduzir reuniões.

 

Veja o que ele descobriu.

A habilidade de administrar uma reunião implica, principalmente:

  • Desenvolver ideias
  • Motivar pessoas
  • E move-las par ações positivas

 

Segundo Kieffer, esta habilidade é, talvez, o recurso mais crucial para qualquer carreira. Contudo, a maioria dos profissionais não recebe nenhum treinamento para planejar e conduzir reuniões eficazes. Na verdade, segundo o autor, a maioria dos profissionais não reconhece o enorme impacto que as reuniões de suas organizações e carreiras. Conclusão: se quiser aumentar seus resultados, aprenda a fazer reuniões eficazes. E treine seus funcionários para fazer o mesmo.


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